Direttive per la conservazione

Di norma i manoscritti vengono digitalizzati in uno dei due laboratori di digitalizzazione di e-codices, nella biblioteca abbaziale di S. Gallo o presso la Fondazione Martin Bodmer di Cologny. Manoscritti esterni sono trasportati dal committente in uno di questi due centri di digitalizzazione, dove vengono conservati con cura ed in modo sicuro con gli altri manoscritti della bibilioteca abbaziale di S. Gallo o con quelli della Fondazione Martin Bodmer.

Riguardo al trasporto dei manoscritti si vedano le Direttive di Martin Strebel e Rafael Schwemmer.

Prima della digitalizzazione viene steso un protocollo relativo allo stato di conservazione del manoscritto e, se necessario, viene richiesto il parere di un restauratore. La digitalizzazione segue un protocollo accurato, che sin dall'inizio del progetto viene costantemente verificato e migliorato.

Durante il processo di digitalizzazione dev’essere assicurato ai codici un trattamento che li esponga a sollecitazioni minori rispetto a quelle subite durante una normale consultazione, quale quella in una sala di lettura o in occasione di una mostra. Qualsiasi influsso esterno è regolarmente controllato.

Entrambi i centri di digitalizzazione sono equipaggiati con un tavolo fotografico "Modello Graz".

La digitalizzazione operata da e-codices segue dei criteri chiaramente definiti:

  • Il manoscritto è acclimatizzato, in modo che non ci sia una sostanziale differenza nella temperatura del locale e nella rispettiva umidità tra il luogo di conservazione e quello del laboratorio di digitalizzazione.
  • Eccezion fatta per il voltare dei fogli, da eseguire con precauzione, il codice dev’essere maneggiato il meno possibile: non dev’essere spinto avanti e indietro, né spostato o sfogliato senza necessità.
  • Il codice – comprese la rilegatura e la copertina – deve essere aperto in maniera tale da non superare in nessun caso un angolo di 140°.
  • Non è consentita nessuna pressione meccanica sui fogli, quale quella ad esempio esercitata da una lastra di vetro. La messa in orizzontale della pagina è ottenuta tramite una aspirazione dal basso.
  • L'umidità relativa è compresa tra 40 e 60%.
  • La temperatura del laboratorio si situa tra 18° e 25°.
  • Il manoscritto non è mai lasciato incustodito e viene riposto, alla fine di ogni seduta fotografica, di nuovo nel tesoro.

Flash o luce continua

Per la digitalizzazione e-codices utilizza in generale la luce di un flash. La preferenza per questa tecnica si è imposta negli ultimi anni in generale presso le biblioteche svizzere. A suo favore parlano non solo la migliore qualità ma anche e soprattutto delle riflessioni di carattere conservativo:

  • I possibili danni che qualsiasi tipo di luce può causare ad un oggetto illuminato si basano sulla quantità della luce (H) che si produce, dalla potenza della luce (lx) e dal tempo di illuminazione (t). La cosiddetta legge di reciprocità vale anche per la luce del flash ed è dimostrata scientificamente. In altre parole: l'illuminazione di 20'000 lx (luce del giorno, rispettivamente luce del flash) durante 1/4'000 secondi (tempo di illuminazione medio) è uguale ad una illuminazione di 50 lx (luce di un locale attenuata)  durante 1/10 secondi. 
  • L'illuminazione ultravioletta in caso di utilizzo di flash può quasi essere trascurata.
  • La luce di un flash produce molto meno calore di una luce continua.

Digitalizzazione con un tavolo fotografico mobile

In casi eccezionali un manoscritto può essere digitalizzato in loco anche con un apparecchio mobile ("Traveller TCCS 4232"). Una migliore conservazione non è un criterio per una digitalizzazione in loco, in quanto le condizioni nel laboratorio fotografico permettono di raggiungere dei risultati migliori, utilizzando allo stesso tempo delle tecniche più rispettose.